Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Należą do nich także koszty poniesione w związku z pozostawaniem przez podatnika w stosunku pracy, a warunkiem ich naliczenia jest uzyskanie przez pracownika przychodu.

Wysokość kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy została ściśle określona przez ustawodawcę w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tego przepisu wynika, że koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Informacje niezbędne do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu pracodawca uzyskuje z oświadczenia składanego przez pracownika. Złożenie oświadczenia stanowi warunek stosowania podwyższonych kosztów na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W razie niezłożenia przez pracownika rzeczonego oświadczenia, pracodawca nie jest uprawniony do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia tego pracownika.

W oświadczeniu tym pracownik stwierdza, iż miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Nie ma znaczenia odległość, jaka dzieli zakład pracy od miejsca stałego lub czasowego zamieszkania podatnika, rodzaj środka lokomocji, którym pracownik dojeżdża do pracy ani liczba dni w miesiącu, w których pracownik dojeżdża do pracy.

Jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie ulegnie zmianie, pracownik nie musi ponawiać wcześniej złożonego oświadczenia (art. 32 ust. 5 in fine ustawy w zw. z art. 32 ust. 3a ustawy).