Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.

W indywidualnych sytuacjach, pomimo literalnego ich wykluczenia treścią rozporządzenia z obowiązku składkowego, takie ekwiwalenty mogą jednak stanowić podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Z taką sytuacją spotkamy się, gdy wypłacone świadczenie będzie miało charakter pozorny, czyli nie dający się obiektywnie przypisać wskazanym powyżej cechom. Zakład Ubezpieczeń Społecznych ustalając, czy wartość ekwiwalentu powinna stanowić podstawę wymiaru składek stosuje podobne kryteria, jak organy podatkowe weryfikując, czy wartość świadczenia powinna podlegać opodatkowaniu. Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw. Z przywołanego wyżej przepisu kodeksu pracy wynika jednoznacznie, że pracodawca powinien w analizowanych okolicznościach wypłacać ekwiwalent w wysokości kosztów poniesionych w tym zakresie przez pracownika. Na tej podstawie przyjmuje się, iż ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych korzysta ekwiwalent w zakresie odpowiadającym faktycznie poniesionym przez pracownika kosztom prania odzieży roboczej.

Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży powinna zostać ustalona na podstawie przedłożonych przez pracownika rachunków z pralni lub w oparciu o aktualne ceny rynkowe stosowane w pralniach. Może ona zostać ustalona również we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika. Porozumienie to winno uwzględniać aktualne cen rynkowe zużytych przez pracownika na pranie: środka piorącego, wody oraz energii elektrycznej.

Z powyższej analizy wynika, że będą stanowić podstawę naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne środki otrzymane jako ekwiwalent w wysokości zawyżonej, przewyższającej znacznie rynkowe ceny kosztów prania. Podobnie także wartość ekwiwalentu wypłacanego osobie zatrudnionej na stanowisku, które nie wymaga korzystania z odzieży roboczej powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.