Podstawowe znaczenie dla ustalenia granic odpowiedzialności pracowników za szkody wywołane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych ma art. 115 kodeksu pracy, statuujący tzw. zasadę adekwatności. Zgodnie z tą zasadą pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Oznacza to, iż odpowiedzialność pracowników za szkody nie ma charakteru nieograniczonego. Jej granice wyznaczają dwa elementy. Pierwszy stanowi rzeczywiście poniesiona przez pracodawcę strata, tj. faktyczna szkoda poniesiona przez pracodawcę na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika jego obowiązków pracowniczych. Natomiast drugim są normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynika szkoda. Musi zatem istnieć związek przyczynowo – skutkowy pomiędzy określonym zachowaniem pracownika a powstałą szkodą.

Pracownik nie ponosi jednak odpowiedzialności za szkodę w granicach, w jakich pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania lub zwiększenia (art. 117 § 1 kodeksu pracy). Przyczynienie się do szkody stanowią zachowania pracodawcy lub osoby trzeciej polegające na działaniu lub zaniechaniu, pozostające w związku przyczynowym ze szkodą i będące obiektywnie nieprawidłowe. Podczas ustalania zakresu odpowiedzialności pracownika przyczynienie się jest brane pod uwagę dopiero po ustaleniu zakresu szkody.

Ponadto pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, w tym nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka (art. 117 § 2 kodeksu pracy). W szczególności nieosiągnięcie przez pracodawcę spodziewanych korzyści z działalności gospodarczej nie wyłącza możliwości dochodzenia przez pracowników roszczeń o należne im wynagrodzenie za pracę (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3 czerwca 1998 r., sygn. akt I PKN 49/98).

Jeżeli szkodę wyrządziło kilku pracowników, każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody. Zakres odpowiedzialności wyznaczają: przyczynienie się pracownika do jej powstania i stopień jego winy. Jednakże odpowiadają oni w częściach równych, w sytuacji, gdy nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody (art. 118 kodeksu pracy).

Pracownik, któremu można przypisać winę nieumyślną, ponosi odpowiedzialność do kwoty stanowiącej równowartość trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 kodeksu pracy). Tym samym, jeżeli pracownik działał nieumyślnie, ponosi on odpowiedzialność maksymalnie do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, nawet w przypadku, gdy rzeczywista wartość szkody jest znacznie wyższa. Możliwa jest zatem sytuacja, w której pracodawca nie będzie zaspokojony w pełnym zakresie.

Pracownik, który wyrządził szkodę z winy umyślnej, ponosi odpowiedzialność na znacznie surowszych zasadach niż pracownik wyrządzający szkodę z winy nieumyślnej. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 122 kodeksu pracy, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości. Wina umyślna przyjmuje dwie postaci: zamiaru bezpośredniego oraz zamiaru ewentualnego. Zamiar bezpośredni ma miejsce wówczas, gdy pracownik naruszając obowiązki chce wyrządzić szkodę w mieniu pracodawcy. Natomiast zamiar ewentualny zachodzi, gdy pracownik przewiduje możliwość spowodowania szkody i godzi się na to.