Co do zasady wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z opłacaniem składek do ZUS stanowią dla niego koszty uzyskania przychodu. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 6bb i art. 23 ust. 1 pkt 55a) jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 4h i art. 16 ust. 1 pkt 57a) można znaleźć przepisy, na podstawie których ustawodawca dopuścił zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu opłaconych w terminie składek z tytułu należności określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych w części finansowanej przez płatnika.

Od 1 stycznia 2023 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zmiana dotyczyła momentu zaliczenia opłaconych przez płatnika składek ZUS do kosztów uzyskania przychodów. Do końca 2022 roku przepis art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych brzmiał:

Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

1. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów;
2. z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

Odpowiednia regulacja znajdowała się także w art. 15 ust. 4h ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Nowelizacja miała na celu ujednolicenie momentu zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na opłacenie składek do ZUS. Zgodnie z nowym brzmieniem wskazanego wyżej przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.

Z nowego brzmienia przepisu wynika jednoznacznie, że wynagrodzenia za luty, a wypłacane do 10 marca oraz składki naliczone od tych wynagrodzeń, których termin płatności upłynie 15 lub 20 kwietnia mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w lutym. Wątpliwości może budzić fakt, że w chwili zaliczenia składek do kosztów płatnik nie ma jeszcze pewności co do tego, czy składki zostaną opłacone w terminie. Jeżeli nastąpi przekroczenie terminu płatności to składki nie powinny być ujęte w kosztach na zasadach określonych w przywołanych wyżej przepisach, a dopiero w miesiącu, w którym zostały opłacone.