Na czym polega elastyczna organizacja pracy?

Elastyczna organizacja pracy to wniosek pracownika o zastosowanie względem niego jednej z kilku możliwości, a mianowicie:

– praca zdalna,

– przerywany czas pracy,

– skrócony tydzień pracy,

– weekendowy czas pracy,

– ruchomy czas pracy,

– indywidualny rozkład czasu pracy,

– obniżenie wymiaru czasu pracy (tzw. praca w niepełnym etacie).

W jakim terminie należy złożyć taki wniosek?

Wniosek należy złożyć w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy.

Jaka jest wymagana forma wniosku?

Kodeks pracy wskazuje na papierową lub elektroniczną postać wniosku. W pełni dopuszczalne jest zatem złożenie wniosku za pośrednictwem poczty elektronicznej. Co istotne, nie trzeba przy tym posiadać kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak najbardziej dopuszczalne jest również wykorzystanie wewnętrznego systemu internetowego (intranet) czy innego systemu lub aplikacji kadrowej. Należy jednak pamiętać o konieczności identyfikacji autora takiego wniosku i daty jego złożenia.

Jakie informacje mają się znaleźć we wniosku?

We wniosku wskazuje się:

1) imię, nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,

2) przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy,

3) termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy,

4) rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Czy są jakieś wymagane wzory wniosku o elastyczną organizację pracy?

Nie. Pracodawca może opracować własny wniosek dotyczący elastycznej organizacji pracy. Może się też zdarzyć, że pracownik wystąpi z wnioskiem sformułowanym samodzielnie. Jeżeli będzie spełniać wszystkie wymogi formalne, wówczas pracodawca nie może go odrzucić jedynie dlatego, że nie został złożony na wymaganym przez pracodawcę druku.

Czy pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę na elastyczną organizację pracy?

Nie. Pracodawca, który rozpatruje taki wniosek, bierze pod uwagę z jednej strony potrzeby pracownika (w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania
z elastycznej organizacji pracy), a z drugiej strony – potrzeby i możliwości pracodawcy (w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika).

Pracodawca będzie mógł zastosować jedną z trzech opcji:

1) wyrazić zgodę na wniosek pracownika,

2) wyrazić zgodę, ale przy wskazaniu innego terminu niż określony przez pracownika w treści wniosku,

3) odmówić zastosowania elastycznej organizacji pracy wobec pracownika.

Co istotne, informacja w tej kwestii, w postaci papierowej lub elektronicznej, musi być przekazana pracownikowi w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

Czy pracodawca musi podać przyczynę odmowy?

Tak. Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku o elastyczną organizację pracy. Tak jak wspomniano, pracodawca ma na to 7 dni od chwili otrzymania wniosku.

Przepisy nie wskazują na konieczność wskazywania szczegółowego uzasadnienia odmowy. Wystarczające byłoby powołanie się na konkretną przyczynę odmowy (np. korzystanie przez pracownika zatrudnionego na stanowisku robotniczym w dziale produkcji ze skróconego tygodnia pracy nie jest możliwe ze względu na organizację pracy i konieczność jej świadczenia przez 5 dni w tygodniu po 8 godzin, a nie tylko przez 4 dni w tygodniu po 10 godzin).

Warto zaznaczyć, że odmowa uwzględnienia wniosku o elastyczną organizację pracy powinna się opierać na obiektywnych przesłankach, tak aby uniknąć potencjalnych zarzutów ze strony pracowników o nierówne traktowanie w zatrudnieniu.

Czy są jakieś ograniczenia w liczbie wniosków o elastyczną organizację pracy?

Przepisy Kodeksu pracy nie limitują liczby wniosków dotyczących elastycznej organizacji pracy, które mogą składać pracownicy. Jedynym ograniczeniem jest tutaj wiek dziecka (do ukończenia 8. roku życia).

Czy pracownik może wcześniej zrezygnować z elastycznej organizacji pracy?

Tak. W każdym czasie pracownik może złożyć wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu korzystania z elastycznej organizacji pracy, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Czy pracodawca musi się zgodzić na wcześniejszy powrót pracownika do poprzednich warunków zatrudnienia?

Nie. W przypadku chęci pracownika do wcześniejszego powrotu do poprzednich warunków zatrudnienia, pracodawca znów może skorzystać z jednej z trzech możliwości, tj.:

1) wyrażenie zgody na wniosek pracodawcy,

2) wyrażenie zgody, ale w innym terminie niż wnioskowany przez pracownika,

3) odmowa wcześniejszego powrotu do poprzedniej organizacji pracy.

Także i w tej sytuacji pracodawca informuje pracownika o swojej decyzji, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

O czym jeszcze pracodawca powinien pamiętać w związku z elastyczną organizacją pracy?

Złożenie przez pracownika wniosku o elastyczną organizację pracy nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Dodatkowo, pracodawca przy rozwiązywaniu umowy o pracę będzie musiał wykazać, że złożenie takiego wniosku nie było przyczyną takiego wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o pracę, i że podejmując taką decyzję kierował się obiektywnymi powodami, innymi niż złożenie wniosku dotyczącego elastycznej organizacji pracy.

Warto podkreślić, że za rozwiązanie umowy o pracę z pracownikiem, który złożył wniosek o elastyczną organizację pracy, będzie pracodawcy groziła odpowiedzialność wykroczeniowa w postaci kary grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Michał Podsiedlik – ekspert prawa pracy