Taki obowiązek wynika z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wskazany przepis stanowi, iż płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.

Jak wynika z przepisu, obowiązek obciąża wszystkich płatników składek i osoby fizyczne, które zawierają umowy o dzieło. Zatem podmiot lub jednostka organizacyjna (jak na przykład stowarzyszenie, fundacja, spółka prawa handlowego), który nie jest płatnikiem składek (bo nie zgłasza do ubezpieczeń społecznych co najmniej jednego ubezpieczonego), nie musi informować ZUS o zawartych umowach o dzieło. Ponadto obowiązek ten nie dotyczy: umów o dzieło, które:

• są zawierane z własnym pracownikiem,
• będą wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale są zawarte z innym podmiotem,
• są zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Właściwym do dokonania omawianego zawiadomienia jest formularz RUD. Można go złożyć papierowo lub elektronicznie – za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS. W jednym formularzu RUD można zgłosić maksymalnie do 10 umów o dzieło zawartych z jednym wykonawcą. Umowy zawierane z różnymi wykonawcami dzieła muszą być zgłaszane na oddzielnych formularzach. Co więcej należy pamiętać, że jeżeli z danym wykonawcą zawierane są umowy o dzieło cyklicznie, to zgłoszeniu podlega każda z nich.

W zgłoszeniu podaje się dane płatnika (zgłaszającego), dane wykonawcy (imię, nazwisko, PESEL, datę urodzenia, miejsce zamieszkania), datę zawarcia umowy, daty rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła oraz przedmiot umowy.