Wymiar oraz zasady udzielania urlopu okolicznościowego określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. § 15 rozporządzenia wprost wskazuje sytuacje, w których pracownik może wystąpić z wnioskiem o udzielenie mu takiego urlopu. Przepis stanowi, iż pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

1. 2 dni – w razie:

• ślubu pracownika
• urodzenia się jego dziecka
• zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;

2. 1 dzień – w razie:

• ślubu dziecka pracownika
• zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Warunkiem udzielenia pracownikowi urlopu okolicznościowego jest wystąpienie przez niego z wnioskiem do pracodawcy o jego udzielenie. Na żądanie pracodawcy pracownik powinien przedstawić dokument potwierdzający wystąpienie szczególnego zdarzenia uzasadniającego skorzystanie z tego szczególnego zwolnienia (np. akt stanu cywilnego). Co ważne, nie ma konieczności wykorzystania urlopu okolicznościowego w dniu wystąpienia zdarzenia, a w przypadku, gdy rozporządzenie przyznaje pracownikowi uprawnienie do dwóch dni wolnych – wykorzystania ich łącznie. Istotne jest, aby te dni były wykorzystane w związku z zaistniałym zdarzeniem, np. na dopełnienie formalności w związku z narodzinami dziecka, czy śmiercią bliskiej osoby.