Pojęcie niekaralności jest co do zasady szersze niż brak skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe. W pojęciu niekaralności mieści się brak skazania za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Dokumentem potwierdzającym niekaralność jest zaświadczenie o niekaralności. Wydawane jest ono na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 maja 2000 roku o Krajowym Rejestrze Karnym. W Krajowym Rejestrze Karnym gromadzone są dane o przeszłości kryminalnej obywateli, m.in. o osobach prawomocnie skazanych za przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, przeciwko którym prawomocnie warunkowo umorzono postępowanie karne w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, wobec których prawomocnie orzeczono środki zabezpieczające w sprawach o przestępstwa lub przestępstwa skarbowe, prawomocnie skazanych za wykroczenia na karę aresztu.

Wymóg braku skazania prawomocnym wyrokiem ustawodawca ograniczył jedynie do przestępstw i przestępstw skarbowych ściganych z oskarżenia publicznego. Chodzi tu o przestępstwa, których ściganie należy do kompetencji organów publicznych. Nie stanowi zatem przeszkody w nawiązaniu stosunku pracy skazanie kandydata na pracownika prawomocnym wyrokiem za przestępstwo ścigane z oskarżenia prywatnego. Podobnie skazanie za wykroczenie lub wykroczenie skarbowe nie stanowi przeszkody w zatrudnieniu pracownika samorządowego.

Ponadto ograniczenie dotyczy wyłącznie przestępstw umyślnych. Zgodnie z art. 9 § 1 kodeksu karnego czyn zabroniony popełniony jest umyślnie, jeżeli sprawca ma zamiar jego popełnienia, to jest chce go popełnić albo – przewidując możliwość jego popełnienia – na to się godzi.