Przepisy regulujące zasady korzystania z monitoringu wizyjnego w miejscu pracy zostały dodane do kodeksu pracy jako skutek wdrożenia do polskiego porządku prawnego Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO). Do kodeksu pracy dodano wtedy przepis art. 22². Zgodnie z § 1 tego przepisu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

„Sformułowany w art. 22² § 1 k.p. [kodeksu pracy] katalog okoliczności uzasadniających wprowadzenie przez pracodawcę monitoringu przy użyciu środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu ma charakter zamknięty. Żadne inne względy, choćby znajdowały one obiektywne uzasadnienie, nie uprawniają pracodawcy do stosowania w zakładzie pracy monitoringu wizyjnego. Wypada w szczególności zauważyć, że wśród okoliczności tych nie uwzględniono przesłanki związanej z oceną pracy pracownika.” (M. Kuba [w:] Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI, red. K. W. Baran, Warszawa 2022, art. 22(2).

Co do zasady monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Nie może także dotyczyć pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, chyba że jest to niezbędne do realizacji celu zastosowania monitoringu i nie będzie naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób (art. 22² § 2 kodeksu pracy).

Pracodawca musi pamiętać, że nagrania obrazu może przetwarzać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowywać je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Termin ten może ulec przedłużeniu, jeśli nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą taki dowód stanowić. W takiej sytuacji pracodawca może posługiwać się takimi nagraniami najpóźniej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, po czym powinien je zniszczyć.

Zgodnie z omawianą regulacją pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu co najmniej na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Może to uczynić w sposób przyjęty w danym zakładzie. Dodatkowo w aktach prawa wewnętrznego – układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy i nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy – muszą zostać określone cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu wizyjnego. Niezależnie od tego pracodawca jest zobowiązany do przekazania na piśmie informacji w tym zakresie pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy.

W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca musi oznaczyć pomieszczenia monitorowane w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

„Dodatkowo z art. 22² § 6-10 i art. 22³ § 4 wynika, że każda forma monitoringu pracownika jest zgodna z prawem o tyle, o ile została wprowadzona zgodnie z zachowaniem procedury w wskazanej w tych przepisach. Wymóg ten koresponduje z zasadą przejrzystości przetwarzania danych osobowych ustanowioną w art. 5 ust. 1 lit. a r.o.d.o.

Elementy tej procedury stanowią łącznie następujące wymagania:

1. cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22² § 6);
2. pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (art. 22² § 7);
3. pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8);
4. w odniesieniu do monitoringu obrazowego na terenie zakładu pracy lub wokół niego pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem (art. 22² § 9); w tym zakresie obowiązany jest także stosować art. 12 i 13 r.o.d.o. (art. 22² § 10).”

(K. Jaśkowski [w:] E. Maniewska, K. Jaśkowski, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2023, art. 22(2), art. 22(3).)

Warto zwrócić uwagę, że kodeksowy monitoring odnosi się wyłącznie do rejestracji obrazu. Wobec tego brak jest podstaw do jednoczesnego nagrywania dźwięku. Rejestrowanie rozmów pracowników czy kontrahentów z dużą dozą prawdopodobieństwa będzie mogło być uznane za naruszania ich prywatności, a ponadto stanowić nadmierne (nieuzasadnione) przetwarzania danych. Wskazuje na to również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Tym samym takie działanie pracodawcy może stanowić podstawę jego odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej, a nawet karnej.