Ustawodawca nie przewidział jednak w treści ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych definicji pojęcia „pracodawca” wykorzystywanego na potrzeby tej regulacji. Dlatego też należy przyjąć, że ilekroć w ustawie użyty jest ten termin zastosowanie ma art. 3 kodeksu pracy. Zgodnie z treścią tego przepisu, pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników.

Obowiązki wynikające z omawianej ustawy różnią się jednak ze względu na poziom zatrudnienia oraz sposób prowadzenia gospodarki finansowej pracodawcy. Na tej podstawie można wyróżnić cztery grupy pracodawców:

1. pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
2. pracodawcy zatrudniający do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
3. pracodawcy zatrudniający od 20 do 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
4. pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej (art. 3 ust. 1c ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe(art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). W tym przypadku pracodawca może:

• podjąć decyzję o utworzeniu Funduszu i zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego,
• podjąć decyzję o rezygnacji z tworzenia Funduszu, ale wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe,
• zrezygnować zarówno z tworzenia Funduszu, jak i wypłaty świadczenia urlopowego.