Koszty uzyskania przychodu to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy (art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Ich wysokość została określona w sposób zryczałtowany w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3000 zł – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 4500 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3600 zł – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 5400 zł za rok podatkowy – w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Jak wynika z przytoczonego przepisu podwyższone koszty uzyskania przychodu stosuje się w przypadku pracownika, który posiada miejsce zamieszkania w innej miejscowości niż siedziba pracodawcy. W związku z wprowadzeniem do kodeksu pracy instytucji pracy zdalnej przedmiotem zainteresowania stała się także dopuszczalność ich stosowania także w odniesieniu dla pracowników świadczących pracę zdalnie.

Na ten moment stanowisko administracji skarbowej jest korzystne dla podatników. Nie wyłącza się bowiem możliwości stosowania podwyższonych kosztów dla pracowników świadczących pracę zdalnie. Przepisy prawa podatkowego nie uzależniają przecież stosowania kosztów w wyższej wysokości od faktycznych dojazdów do pracy, a także od sposobu świadczenia pracy. Obecnie organy skarbowe opierają się na przedstawionej wyżej wykładni językowej. Trzeba jednak zwrócić uwagę również na wykładnię funkcjonalną. Na jej podstawie należy przyjąć, że podwyższone koszty uzyskania przychodu mają przecież zrekompensować pracownikowi zwiększone wydatki na dojazdy. Jeśli zatem pracownik ich nie ponosi to ich stosowanie nie powinno być zasadne. Ta koncepcja jest jednak teraz odrzucana. (pomocniczo interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 lipca 2023 roku, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.433.2023.2.SJ). Warto w tym zakresie śledzić rozwijającą się bazę interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądów.