Zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych pracowników

Przede wszystkim należy zaznaczyć, że w nowym stanie prawnym akta osobowe pracowników miałyby składać się z czterech części, a nie, jak dotychczas, z trzech. Poszczególne części zawierałyby:

• część A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, obejmujące dane osobowe, o których mowa w 22¹ § 1 lub 4 oraz art. 22^1a § 1 lub art. 22^1b § 1 Kodeksu pracy, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1¹ i 1² Kodeksu pracy);
• część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
• część C – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu,
• części D – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części B akt osobowych pracownika, można przechowywać w częściach powiązanych ze sobą tematycznie, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery B1, B2 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej części.

Dokumenty znajdujące się w części C akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery C1, C2 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika dokumentu dotyczącego nałożenia kary, zmianie ulega numeracja oraz wykaz dokumentów dotyczących danej kary.

Rozporządzenie szczegółowo wskazuje rodzaje dokumentów i oświadczeń, które pracodawca może gromadzić w poszczególnych częściach akt osobowych. Podobnie jak teraz dokumenty mają być przechowywane w porzadku chronologicznym i tak też numerowane. Każda z części akt osobowych ma zawierać pełny wykaz znajdujących się niej oświadczeń i dokumentów.

Dodatkowo rozporządzenie określa formalne wymogi dla pozostałej dokumentacji pracowniczej, a także dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej.