Skopiuj link
Repozytorium to zostanie utworzone w systemie teleinformatycznym dla każdego podmiotu zarejestrowanego w KRS, który jest zobowiązany do składania dokumentów finansowych (art. 9a ustawy o KRS). Pozwoli to na dostęp do nich za pośrednictwem Internetu, a nie wyłącznie w siedzibie sądu, jak było to możliwe do tej pory. Od tego roku dokumenty finansowe będą mogły być składane tylko w formie elektronicznej i będą udostępniane w repozytorium, a nie w aktach rejestrowych.
Ustawodawca przewidział pewien okres przejściowy – od dnia wejścia w życie znowelizowanej ustawy do 30 września 2018 roku. W tym czasie możliwe jest składanie dokumentów w formie skanów (kopii elektronicznych) tradycyjnie wykonanych sprawozdań finansowych. Konieczne jest w takiej sytuacji opatrzenie ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii tych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. (art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw). Do zgłoszenia dołącza się oświadczenie, że dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości. W takiej formie dokumenty powinny zostać zgłoszone (wysłane) do repozytorium dokumentów finansowych.
W tym celu Ministerstwo Sprawiedliwości udostępniło nowy system teleinformatyczny Krajowego Rejestru Sądowego, za pośrednictwem którego możliwe jest składanie dokumentów finansowych, jak również ich przeglądanie. Warto przypomnieć, że już wcześniej istniała możliwość przesyłania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną, jednak niewiele podmiotów z niej korzystało. Od tego roku jest to jedyne właściwe rozwiązanie. Co więcej, złożenie dokumentów finansowych nie będzie wymagało uiszczenia opłaty, która do tej pory była obligatoryjna.
Po okresie przejściowym, tj. od 1 października 2018 roku, sprawozdania finansowe będą musiały być sporządzane już wyłącznie elektronicznie w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, którego dokładną strukturę określi Minister Finansów. Sprawozdania w takiej formie będą podpisywane kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS). Zmiany te nie obejmą sprawozdań finansowych za 2017 rok, które prawidłowo powinny zostać złożone przed 1 października 2018 roku (najpóźniej do 15 lipca).
Warto zwrócić uwagę, że dane ze sprawozdań finansowych złożonych do Repozytorium Dokumentów Finansowych będą trafiać bezpośrednio do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Wobec tego spółki i inne podmioty wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać swoich raportów do urzędów skarbowych. Będą musiały to nadal robić osoby i podmioty, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odbywać się to jednak będzie inną drogą. Również w tym wypadku będą one przesyłane elektronicznie w formie JPK wprost do szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a nie, jak obecnie, do urzędów skarbowych.