Nie masz jeszcze konta?

PCKP

WYSZUKIWARKA
Data szkolenia:
Województwo:
Tematyka:
WSZYSTKIE SZKOLENIA
Jeśli chcą Państwo otrzymywać na bieżąco informacje o aktualnych szkoleniach, nowościach i promocjach, prosimy o podanie adresu e-mail

Wiadomości
Obowiązki informacyjne związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej w nowym stanie prawnym
15 maja 2018
Zmiany wynikające z ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadzą od 1 stycznia 2019 r. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Jednak zarówno prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, jak i w postaci klasycznej (papierowej) będzie wiązało się z szeregiem obowiązków informacyjnych, których pracodawca będzie musiał dopełnić wobec pracownika.
Na pierwszy plan wysuwa się z pewnością obowiązek, o którym mowa w art. 946 Kodeksu pracy. Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wskazanym powyżej okresie.

Ten obowiązek informacyjny ma zatem charakter indywidulany i nie może zostać zastąpiony skierowaną do ogółu pracowników. Ustawodawca dość precyzyjnie określa również postać, w której ma nastąpić przekazanie wskazanej informacji. Pracodawca wykonując ciążący na nim obowiązek będzie miał bowiem wybór ograniczony do postacie pisemnej oraz elektronicznej.

Pracodawca w nowym stanie prawnym będzie miał możliwość zmiany postaci, w które będzie prowadził i przechowywał dokumentację pracowniczą (art. 948 § 1 Kodeksu pracy w nowym brzmieniu). Przepisy precyzują, że zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Dokonanie zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie jednak rodziło obowiązek dopełnienia kolejnego obowiązku informacyjnego. Zgodnie bowiem z art. 949 § 1 Kodeksu pracy pracodawca będzie zobowiązany poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wskazany obowiązek będzie musiał zostać zrealizowany przez pracodawcę również w odniesieniu do byłego pracownika. Pracodawca będzie bowiem zobowiązany do zawiadomienia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało członkom rodziny, do których ustawa zalicza:

  1. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione;
  2. przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
  3. małżonka (wdowę i wdowca);
  4. rodziców, w tym ojczyma i macochę, oraz osoby przysposabiające.

Dopiero w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z przywołanymi powyżej regułami, pracodawca będzie mógł zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

Zobacz także:
pobierz z Google Play
Jeśli powyższy artykuł okazał się interesujący i chcieliby Państwo na bieżąco otrzymywać najnowsze aktualności branżowe na swój telefon komórkowy, wystarczy pobrać i zainstalować naszą APLIKACJĘ MOBILNĄ.

All rights reserved PCKP   Data aktualizacji: 2018-07-16