Skopiuj link
Prowadzenie ZFŚS wymaga uchwalenia jego regulaminu. Ustanawia go pracodawca wspólnie z zakładowymi organizacjami związkami na zasadach określonych w art. 27 i art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1881 z późn. zm.). Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin powinien zostać uzgodniony z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2017, poz. 2191 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o ZFŚS.
Z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS wynika, iż regulamin Funduszu powinien zawierać określenie zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasad przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Jednakże w praktyce treść regulaminu ZFSS uzależniona jest od cech zakładu pracy, w którym regulamin ma obowiązywać. Jak wyjaśnił bowiem Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 18 października 2016 r., sygn. akt III AUa 2453/15: „Treść każdego regulaminu, stopień jego szczegółowości, zakres i rodzaj form działalności socjalnej finansowanej u danego pracodawcy, zależy od środków finansowych będących w dyspozycji pracodawcy, w dużej mierze związane jest to z wielkością i zatrudnieniem w zakładzie pracy. Inaczej przedstawiać się będzie regulamin u pracodawcy, który zatrudnia kilkuset czy nawet klika tysięcy pracowników oraz zwiększa środki funduszu odpisem z zysku do podziału lub z nadwyżki bilansowej. Inny będzie zakres regulaminu u pracodawcy zatrudniającego niewiele ponad 20 pracowników”.
Regulamin ZFŚS może powoływać do życia u danego pracodawcę komisję socjalną oraz określać zasady powoływania i funkcjonowania tego organu. Zasady działania komisji socjalnej mogą zostać doprecyzowane w jej regulaminie.
Komisja socjalna stanowi organ fakultatywny. Żaden przepis prawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku jej powołania. Zazwyczaj komisje socjalne powstają w zakładach pracy, w których ze względu na ich wielkość pracodawca samodzielnie nie jest w stanie zarządzać Funduszem. Celem komisji socjalnej jest bowiem wspieranie pracodawcy i doradzanie mu w dysponowaniu środkami Funduszu. Komisja uczestniczy m.in. w rozpatrywaniu wniosków o przyznanie świadczeń, a także w przygotowywaniu propozycji podziału środków funduszu na poszczególne cele działalności socjalnej. Komisja socjalna pełni również funkcje organu opiniodawczego, a także wykonuje czynności administracyjne.
Ustawodawca nie przyznał komisji socjalnej prawa do współdecydowania o treści, formach i zasadach prowadzenia polityki socjalnej w firmie. Przyjmuje się jednak, może ona kształtować politykę socjalną, w tym wpływać na treść regulaminu ZFŚS, w przypadku gdy w jej skład wchodzą pracodawca i przedstawiciele organizacji związkowych lub przedstawiciel pracowników.
Pomimo powołania komisji socjalnej środkami ZFŚS administruje pracodawca (art. 10 ustawy o ZFŚS). Ustanowienie komisji nie zwalnia zatem pracodawcy z odpowiedzialności, jaka wiąże się z zarządzeniem Funduszem.
Z uwagi na okoliczność, iż członkowie komisji socjalnej mają dostęp do danych osobowych osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu, powinni oni otrzymać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych odpowiadające wymogom określonym przez przepisy prawa.