Pracownik może wystąpić do pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Pracodawca nie znajdzie w przepisach prawa pracy regulacji, która przewiduje zasady postępowania w takiej sytuacji. Zostały one wypracowane przez praktykę i doktrynę. 

Świadectwo pracy zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. W razie jego utraty pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sporządzenie duplikatu (odpisu) świadectwa pracy. Może to zrobić w dowolnej formie. Z takim wnioskiem może również wystąpić osoba upoważniona przez pracownika, a w razie jego śmierci – członek rodziny lub inna osoba będąca jego spadkobiercą.

Sporządzenie duplikatu świadectwa pracy polega na przygotowaniu identycznego jak oryginał odpisu. Powinien on zawierać identyczne dane jak pierwotny dokument w tym także datę wystawienia pierwotnego świadectwa pracy oraz adnotację, że jest to duplikat wraz z datą jego sporządzenia. Duplikat powinien być sporządzony na wzorze świadectwa pracy obowiązującym w momencie wydania pierwotnego dokumentu. Nie może być to kserokopia egzemplarza świadectwa pracy przechowywanego w dokumentacji pracowniczej. Przyjmuje się, iż duplikat powinien zostać podpisany przez osobę, która podpisała pierwotne świadectwo pracy. W przypadku, gdyby nie było to możliwe, dokument powinna podpisać osoba aktualnie do tego uprawniona, np. obecny pracodawca, osoba uprawniona do reprezentowania pracodawcy w sprawach pracowniczych.