Obowiązek pracodawcy przechowywania dokumentów pracowniczych w kopiach a realizacja obowiązków podatkowych

Odpowiedź:

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 roku, nr 62, poz. 289 z póź. zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Zgodnie z § 1 ust 3 rozporządzenia Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

Obowiązek przechowywania w aktach osobowych pracowników kopii lub odpisów dotyczy zarówno dokumentów składanych przez pracownika w związku z ubieganiem się o pracę, jak i dokumentów przedkładanych w toku zatrudnienia. Tym samym ma on również zastosowanie do wszelkiego rodzaju zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających ukończenie szkolenia lub kursu przez imiennie wskazanego w treści dokumentu pracownika. Dokument taki stanowi bowiem własność osoby wskazanej w jego treści.

Jeżeli pracownik dostarczy do akt osobowych nowy dokument pracodawca powinien sporządzić kopię tego dokumentu a oryginał oddać pracownikowi.

W aktach osobowych pracownika pracodawca może przechowywać jedynie oryginały dokumentów, które sam sporządził np. umowę o pracę. Pracodawca powinien bowiem sporządzać dokumenty w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracownika i jeden dla pracodawcy. Egzemplarz dla pracodawcy powinien zostać umieszczony w teczce osobowej pracownika, którego dotyczy dokument.

Co do zasady, zdarzenia podatkowe powinny być dokumentowane za pomocą faktur. Jednakże z art. 15 ust. 4 e ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2014, poz. 851 z póź zm.) wynika, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku). Tym samym dopuszczalne jest dokumentowanie zdarzeń podatkowych za pomocą innych dowodów niż faktura. Takimi dowodami może być np. potwierdzenie przyjęcia towaru, wraz z umową i potwierdzeniem przelewu.

Reasumując. Nie powinni Państwo gromadzić w aktach osobowych pracowników oryginałów zaświadczeń i certyfikatów potwierdzających zakończenie przez pracownika podnoszenia kwalifikacji zawodowych. W aktach osobowych mogą zostać umieszczone jedynie kopie tych dokumentów. Zasada ta ma również zastosowanie w przypadku, gdy zaświadczenie lub certyfikat służyłby do udokumentowania zdarzenia podatkowego w postaci sfinansowania przez pracodawcę podnoszenia kwalifikacji przez pracownika. Zdarzenie to może zostać udokumentowane za pomocą np. pozostającego w dyspozycji pracodawcy egzemplarza umowy szkoleniowej i załączonych do niej: rachunku za kurs lub szkolenie oraz potwierdzenia przelewu.