Skopiuj link
Odpowiedź:
Ustawodawca nie uregulował w przepisach powszechnie obowiązującego prawa zasad wystawiania zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach. W związku z tym odpowiednie regulacje powinny się znaleźć w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących w danym zakładzie pracy, np. w regulaminie pracy. Regulacje te winny zawierać m.in. określenie wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Tworząc ten wzór pojawić się mogą jednak wątpliwości co do zakresu danych osobowych pracowników, które mogą zostać ujawnione w zaświadczeniu.
Zauważyć należy, iż pracodawca może dysponować jedynie ściśle określonymi danymi osobowymi o kandydacie na pracownika i o pracowniku.
Zgodnie z dyspozycją art. 221 § 1 k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko;
- imiona rodziców;
- datę urodzenia;
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
- wykształcenie;
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Natomiast od pracownika oprócz w/w danych osobowych pracodawca ma prawo żądać podania:
- innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
- numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL) (art. 221 § 2 k.p.).
Pracodawca może żądać zarówno od kandydatów na pracowników, jak i od pracowników również innych danych osobowych niż określone powyżej, jeśli obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych (art. 221 § 4 k.p.). Do tych przepisów należy m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 z późn. zm.), zwane dalej rozporządzeniem. Z załącznika nr 1 (kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie) oraz załącznika nr 1a (kwestionariusz osobowy dla pracownika) do rozporządzenia wynika, iż wśród danych niewymienionych w Kodeksie pracy, których ujawnienia może domagać się pracodawca od kandydata na pracownia i od pracownika jest seria i numer dowodu osobistego.
Okoliczność, iż pracodawca może posiadać określone dane osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie i pracowników, nie oznacza, iż jest on uprawniony do dysponowania nimi bez żadnych ograniczeń. Pracodawca jest administratorem danych osobowych i w związku z tym ciążą na nim obowiązki określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. 2016r., poz. 922 z poźn. zm.). Tym samym przetwarzając dane osobowe osób ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników pracodawca powinien kierować się następującymi zasadami: legalności, celowości, merytorycznej poprawności, ograniczenia czasowego i adekwatności (proporcjonalności).
Pracodawca tworząc wzór formularza zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach winien mieć na względzie wskazane powyżej zasady przetwarzania danych osobowych. Tym samym wybierając dane osobowe, które będą służyły oznaczeniu pracownika w zaświadczeniu, pracodawca powinien wybrać tylko te dane, które pozwolą na identyfikację rzeczonego pracownika w sposób nie budzący wątpliwości. Może to nastąpić poprzez podanie obok imienia i nazwiska pracownika jego adresu zamieszkania lub serii i numeru dowodu osobistego albo numeru PESEL.
Podkreślić należy, iż pracodawca, podejmując decyzję w przedmiocie zakresu danych osobowych służących identyfikacji pracownika w zaświadczeniu o zatrudnieniu i zarobkach, winien mieć na względzie okoliczności, w związku z którymi wydawane są tego typu zaświadczenia. Powinien również pamiętać, iż rzeczone dane służyć mają wyłącznie identyfikacja konkretnego pracownika, a nie przekazaniu o nim dodatkowych informacji.
Radca Prawny
Dominika Zarzycka-Dudek
Masz pytanie? Napisz do naszego Eksperta